开会的注意事项总结【优秀3篇】

时间:2014-01-08 07:35:18
染雾
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开会的注意事项总结 篇一

开会是企业中日常工作中必不可少的环节,它可以促进沟通和协作,推动工作的进展。然而,如果开会没有得到正确的引导和管理,会浪费时间和资源,甚至阻碍工作的进行。因此,我们需要注意一些事项来确保开会的效率和效果。

首先,确定开会的目的和议程是非常重要的。在召开会议之前,会议组织者应该明确会议的目的和目标,并准备好相应的议程。会议的目的和议程应该明确,简洁,并且与会人员都能够理解和认同。这样做可以确保会议的重点明确,并避免在会议上偏离主题。

其次,确定合适的参会人员也是非常关键的。只邀请和需要参与讨论的人员参会,可以避免会议人数过多,导致讨论效率低下的情况发生。在确定参会人员时,还应该考虑到参会人员的职责和专业领域,以确保能够有针对性地提供意见和建议。

另外,会议的时间和地点也需要合理安排。会议的时间应该根据参会人员的日程安排,并提前通知参会人员。会议的地点应该选择一个能够提供良好工作环境的地方,避免干扰和噪音。

在会议过程中,主持人起着非常重要的作用。主持人应该控制会议的进程和时间,确保每个议题都能够得到充分讨论和决策。主持人还应该鼓励参会人员提供意见和建议,并确保每个人都有机会发表自己的观点。

最后,会议纪要的编写和传达也是不能忽视的。会议纪要应该记录会议的讨论和决策结果,并及时传达给参会人员。这样可以确保每个人对会议内容的理解一致,并能够按照会议的决策结果行动。

总之,开会是一项重要的工作活动,我们应该重视并注意一些基本的事项来确保会议的效率和效果。明确目的和议程、确定合适的参会人员、合理安排时间和地点、良好的主持和记录会议纪要是开会的注意事项。只有通过合理的组织和管理,我们才能够充分利用开会的机会,推动工作的进展。

开会的注意事项总结 篇二

开会是组织中常见的工作形式,它可以促进信息的交流和共享,推动问题的解决和决策的制定。然而,开会也经常被人们诟病为浪费时间和效率低下的活动。为了提高开会的效果和效率,我们需要注意一些事项。

首先,开会前的准备是非常重要的。会议组织者应该提前准备会议的目的和议程,并将其发送给参会人员。会议的目的和议程应该明确、简洁,并且与会人员都能够理解和认同。这样做可以确保会议的重点明确,并避免在会议上偏离主题。

其次,确定参会人员的合理性也是非常关键的。只邀请和需要参与讨论的人员参会,可以避免会议人数过多,导致讨论效率低下的情况发生。在确定参会人员时,还应该考虑到参会人员的职责和专业领域,以确保能够有针对性地提供意见和建议。

另外,会议的时间和地点也需要合理安排。会议的时间应该根据参会人员的日程安排,并提前通知参会人员。会议的地点应该选择一个能够提供良好工作环境的地方,避免干扰和噪音。

在会议过程中,主持人起着非常重要的作用。主持人应该控制会议的进程和时间,确保每个议题都能够得到充分讨论和决策。主持人还应该鼓励参会人员提供意见和建议,并确保每个人都有机会发表自己的观点。

最后,会议纪要的编写和传达也是不能忽视的。会议纪要应该记录会议的讨论和决策结果,并及时传达给参会人员。这样可以确保每个人对会议内容的理解一致,并能够按照会议的决策结果行动。

综上所述,开会是一项常见的工作形式,我们应该注意一些事项来提高开会的效果和效率。明确目的和议程、确定合适的参会人员、合理安排时间和地点、良好的主持和记录会议纪要是开会的注意事项。只有通过合理的组织和管理,我们才能够充分利用开会的机会,推动工作的进展。

开会的注意事项总结 篇三

开会的注意事项总结

  篇一:职场人士开会需要注意6个事项

  身为职场人士,相信开会就像是家常便饭了,每个月要开一次大会,每周还要开周会,甚至是每天开会的情况的都有。但是有关开会时候的注意事项你知道吗?开会之前需要准备哪些事情,下面濮阳百姓人才网职场专家给大家简单分享一下。

  第一,开会之前手机关机或者是静音

  开会之前手机关机或者是调静音,相信很多大部分职场人士知道这一点,但是有很多人能做到呢?如果你开会期间没有什么重要的事情最好是关机,除非有非常紧急的事情,你可以把手机设置成无声或者是震动。如果你手机没有关机,开会期间突然响了,有可能会打扰这个会场的气氛,会影响同事的注意力。

  第二,开会的时候带一个笔记本

  既然要开会肯定是有重要的事情要宣布或者总结,因此,你最好是带上一个笔记本,有什么重要的事情拿笔记下来,把领导在会议上的重要话牢记在心,做一个有心人,并且这些对你将来的工作可能也会有很大的帮助。

  第三,会议过后要执行

  开会之后,你要根据开会的内容执行你的工作,熟悉会议主题后,你要制定出自己的一个小计划,规定一下自己下一步怎么走,该怎么解决将来的问题和事。你如果能够做到这些,你也会一步步的成长、超越自己。但是如果本次会议没有什么实质性内容,你就不必做出什么计划了。

  第四,认真的听讲,不打断别人讲话

  其实开会是有很多礼仪要注意的,不打断别人讲话就是其中的一项。当领导或其他人在讲话的时候,你就仔细认真地听讲,千万不可以贸然的去打断别人,这是一件非常不礼貌的行为。濮阳百姓人才网职场专家表示,假如你真想发表讲话,你可以在自由言论的时间发表自己的看法。

  第五,学会鼓掌

  会议上要学会赞美和鼓掌,当别人提出一个非常好的建,或者是一些关于公司的决策或者变革等的会议上,这时候一定不要吝啬你的掌声,你该鼓掌时就要鼓掌,不但是对别人的一种尊重,还可以在同事中树立一个比较好的形象。

  第六,公私分明

  你在平常的工作中可能和某位同事关系不融洽,就心想借着大会的机会让他丢一次人,这种想法是很不好的,这样不但不能够缓解你和同事的关系,

反而会使你们的之间的矛盾加剧,一定要记得公事和私事分开,做一个公私分明的人。

  篇二:做好会议记录的技巧和注意事项

  操办会议事务,是秘书的本职工作。任何一次成功的会议,都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题,秘书人员做好会议记录,就要付出许多的精力和汗水。因此,本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨,从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。

  一、会前记录准备

  选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质,要有认真负责的态度,具备秘书工作知识,掌握基本技能,如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练,提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责,可以熟悉出席人员,了解会议有关内容,熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员,会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求,必要时会前做些适当的辅导。

  记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔,也必须是经国家档案局鉴定的,这种圆珠笔芯上标有“DA”(档案的拼音字头)标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带,重要的会议要有录音,从而使整理会议记录时“有据可依”,定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机,不能凡会录音,而当场不手工记录,指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间,记录速度慢,不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对,保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。

  记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人,或扩音设备旁,便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

  二、会间记录服务

  会议记录是会议内容和过程的真实凭证。一份完整、简洁、条理清楚

  的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见,必须记录完整,不能遗漏。要清楚而简洁地记载会议进程,不要与详细报告或载录混淆起来。记录应做到条理清楚,内容表述要准确真实,不要含糊,更不能有任何内容错误。记录人员应当有高度的责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。

  会议记录一般使用统一标准的记录本,应该记录的内容大体有:会议名称,包括会议的全称及届次;时间,会议起止的具体时间;会议地点;到会人,包括出席人、列席人、主持人;缺席人,包括缺席人姓名及缺席原因;记录人;会议议题;讨论经过;议决事项等。记录一般采用笔录方式,或用录音等会后整理的方式。从记录的详细程度来看,记录可采用详录和摘录两种方式。重要会议需要详细记录,要求做到“有言必录”,包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外,还可借助录音器材。日常会议通常采用摘要记录的方法,选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容,记录主要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用,即使摘录,重要发言、议决事项也需要详录。

  记录人员的`笔记要流畅,易于理解,同时不失真,就得掌握记录的技巧。一“快”,书写运笔要快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。二“要”,择要而记。就记录一次会议来说,要围绕议题,主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题,结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,可以不记论证过程。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。三“省”,在记录中正确使用省略法。使用简称、简化词语和统称,省略词语和句中的附加成分。四“代”,较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名,笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,数字和国际通用符号代替文字,汉语拼音代替生词难字,外语符号代替某些词汇等。

  三、会后整理完善

  会议纪要内容的来源是会议记录。因此,会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张,字迹不可能很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,有些常用术语,当场记录时往往简化了,不及时

  整理,隔时一久,有些问题就搞不清楚了。整理时,一方面要把简化的语句尽可能完善,另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉,尽可能做到语言文字规范化,当然不能变动原意。对于不清楚不明白空缺的内容,要及时请教发言人进行完善,或者对照录音进行补充完整。

  整理好的会议记录,一般都应存档。有些会议记录对会后的工作至关重要,对于这类会议应该迅速建立专门的档案,除会议记录外,与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。将会议资料归档,不仅便于查找,而且对组织下一次类似会议也有参考价值。

  四、倾听的注意事项

  倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式,是其参加会议主要任务。当会议的忠实听众,应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。

  1.耳到心到。要做到“耳到”,无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的口味,记录人员都必须调整好自己的心态,全身心投入聆听。倾听应该是用心听讲,专心听取每位与会者的讲话发言,领会讲话内容,思考发言的内涵,要听出弦外之音。

  2.聚精会神。记录人员倾听时要神情专注。专心听取会议发言,是对发言者的尊重,也是会议的基本纪律。会场上心不在焉,三心二意,左顾右盼,旁若无人,只能是自掉身价,损坏了秘书人员良好的形象。

  3.苦练坐功。学会倾听,要学会端坐,正所谓“坐有坐相”。记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。同时还要坐得住,不能轻易离席,进出会场,这样会中断记录内容。不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。

  4.排除干扰。记录人员的手机一般不要关闭,可将通讯设备设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关电话,无关电话一律不接。若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,记录人员要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。

  篇三:会议图表

  筹备方案的内容(10) 筹备方案的作用(3)

  相关知识电话会议及视频会议的知识(2)

  远程会议筹备方案的特点(4)

  3)

  示例分析

  会议筹备方案的拟订 工作程序(4)

  电话会议语言使用的注意事项

  注意事项 安排座位的注意事项(7)

  会前准备工作的基本要求(3)

  会议筹备方案与筹划方案的区别和联系

  相关链接 会议座位安排的方法(2)

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  会务筹备情况检查的主要内容(7)

  相关知识会务筹备情况检查结果的形式(3)

  会务筹备情况检查的方法(2)

  检查会务的筹备情况 示例分析

  工作程序(开会检查的程序④;现场检查的程序④)

  注意事项 会务筹备情况检查的汇报材料(3)

  4)

  相关知识 会议文件的类型(7)

  会前筹备 审核会议文件 2)及方法(3)

  示例分析

  工作程序(4)

  与领导沟通会议有关事宜的意义(4)相关知识 与领导沟通会议有关事宜的原则(3)

  与领导沟通会议有关事宜的方法(4)及时机(3)示例分析

  与领导沟通会议的有关事宜 工作程序(7)

  注意事项(3)

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  会议应急方案的内容(2)

  相关知识 会议应急方案的作用(3)

  处理会议突发事件的方法(6)

  示例分析

  工作程序(4)

  拟订会议的应急方案 住宿安排要妥善(8)

  餐饮服务要周到(8)

  注意事项 医疗卫生工作要有备无患

  交通保障应落实(5)

  会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速(3)

  3);值班制度健全(8)

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  提示会议按计划进行 示例分析

  工作程序(3)

  注意事项(4)

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  会议经费使用的主要方面(10) 会议经费使用的监督方法(6)

  监督会议经费的使用 示例分析

  会中服务 注意事项(6)

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  会中突发事件的类型(3)

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  处理会中突发事件的方法(3) 处理会中突发事件 示例分析

  工作程序(5)

  注意事项 处理会议突发事件的责任分工(3)4)

  相关知识 会议总结的目的(4)

  2) 示例分析

  会议总结工作的内容和要求 工作程序

  注意事项 撰写会议总结的注意事项相关链接(3)

  会后落实会议评估的内容(2)

  会议评估的标准(6)

  相关知识 会议评估工作的方法和要求

  会议效果评估表格的设计方法(4)会议评估的表格数据分析 会议评估工作的内容和要求示例分析

  工作程序

  注意事项(5)

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