染雾秘书基础知识要点 篇一
作为一名秘书，掌握基础知识是非常重要的。以下是一些秘书基础知识的要点，希望对你有所帮助。
1. 书信格式：秘书通常需要处理大量的书信，因此了解正确的书信格式十分重要。一般来说，书信应包括日期、称呼、正文、落款和签名等要素。在书信的开头，要写上日期和称呼，称呼可以是“尊敬的先生/女士”或者具体的称谓，如“亲爱的同事”。正文要简明扼要，表达清晰，避免使用过于复杂的词汇和长句。结尾处，应写上落款和签名，以示礼貌。
2. 电话礼仪：秘书通常需要接听和拨打电话，因此懂得电话礼仪是必要的。在接听电话时，应用礼貌的语气和标准的问候语来回答电话。在拨打电话时，要先自我介绍，并问候对方。保持清晰、响亮的语音，避免咕哝和口吃。如果需要转接电话，应先征求对方的同意，并在转接前简要介绍一下情况。
3. 会议安排：秘书通常需要负责安排和组织会议。在安排会议时，要先确定会议的目的和议程，并选择合适的时间和地点。然后通知与会人员，并提供会议相关的材料和准备工作。在会议当天，要提前到场，确保会议室的准备工作完成。会议进行时，要记录会议要点和决议，并及时发送会议纪要给与会人员。
4. 文件管理：秘书通常需要处理大量的文件和资料。因此，掌握文件管理的技巧是必要的。首先，要建立一个有效的文件分类系统，便于查找和归档文件。其次，要保持文件的整洁和有序，每个文件都要标注清楚文件名称、日期和版本号。最后，要定期清理和归档文件，保持办公环境的整洁和高效。
5. 人际沟通：作为一名秘书，与各种人打交道是常态。因此，良好的人际沟通能力是必备的。要善于倾听他人的意见和需求，表达自己的观点和建议。在与他人沟通时，要注意语气和表情的礼貌和友好。同时，要保持机密性，并妥善处理机密文件和信息。
以上是秘书基础知识的要点，希望对你有所帮助。作为一名秘书，不仅需要掌握这些基础知识，还需要不断学习和提升自己的能力。只有不断学习和进步，才能在工作中取得更好的成绩。
秘书基础知识要点 篇二
作为一名秘书，掌握基础知识是非常重要的。以下是一些秘书基础知识的要点，希望对你有所帮助。
1. 会议记录：秘书通常需要负责记录会议的要点和决议。在记录会议时，要注意及时、准确地记录主要讨论点和决策结果。可以使用简洁明了的语言，将会议内容进行概括和总结。同时，要提醒与会人员注意会议纪律，确保会议的顺利进行。
2. 行政支持：秘书通常需要为领导提供行政支持。这包括安排领导的日程安排、行程预订和会议安排等。在提供行政支持时，要注意细节和准确性，确保一切都按照领导的要求进行。同时，要善于处理紧急情况和应对突发事件。
3. 文件处理：秘书通常需要处理各种文件和资料。在处理文件时，要注意保密性和机密性。秘书应妥善保管机密文件，并根据需要将其送达给相关人员。同时，要善于使用电脑和办公软件，提高文件处理的效率和准确性。
4. 组织能力：作为一名秘书，良好的组织能力是必不可少的。秘书需要根据工作要求，安排和管理自己的时间和任务。要制定合理的工作计划，并根据需要进行调整。同时，要善于处理多任务和抗压能力，确保工作的高效完成。
5. 语言表达：秘书通常需要与各种人打交道，因此良好的语言表达能力是必备的。秘书要善于用简单明了的语言表达自己的意思，并能清晰地传递信息。同时，要注意语气和态度的礼貌和友好，以建立良好的工作关系。
以上是秘书基础知识的要点，希望对你有所帮助。作为一名秘书，不仅需要掌握这些基础知识，还需要不断学习和提升自己的能力。只有不断学习和进步，才能在工作中取得更好的成绩。
秘书基础知识要点 篇三
秘书基础知识要点
基础知识要点顾名思义就是比较重要的方面，下面是小编为你整理的秘书基础知识要点，希望对你有用!
秘书基础知识要点1
应用文书的概念与制发
(一) 文书的含义与分类
1. 含义：应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用到的具有一定格式的文体总称。
2. 分类：
(1) 行政公文(通用公文)
党的机关独有5种：决议、指示、公报、条例、规定。
行政机关独有4种：命令、公告、通告、议案。
党政机关共有9种：通知、通报、决定、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。
(2) 事务文书
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿。
(3) 商务文书
意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
(二)通用公文的制发程序
包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
1. 草拟
(1)人名、地名、数字、引文准确。
(2)结构层次序数，一 (一) 1. (1)
(3)使用国家法定计量单位。
(4)公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和惯用的词素的数字必须使用汉字，其余应当使用阿拉伯数字。
2. 审核
行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求。
3. 签发
上行文应交由
下行文或者平行文由主要负责人或者授权的其他责任人签发。
应用文书的格式
一、通用公文的格式
(一) 通用公文用纸和印装规格
1. 公文用纸：A4纸，尺寸210mm*297mm。
2. 公文页边与版心：天头(上白边)：37mm±1mm;
订口(左白边)：28mm±1mm;
版心尺寸：156mm*225mm。
(二) 各要素标识规则：分为眉首、主体、版记三部分。
(1) 主题词：先标类别词，再标类属词。“主题词”用三号黑体字居左顶格标识，
词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。坚持“谁办文，谁标引”的原则。
(2) 抄送：主题词下空1行，左空1字。用三号仿宋字体标识。名称中间用逗号
隔开，最后一个标句号。
(3) 印发机关和印发日期：印发机关左空1字，印发日期右空1字。三号仿宋字
体。印发日期用阿拉伯数字标识。
(4) 版记中的反线：版记中上各要素下均加一条黑色间隔横线，即反线，宽度同
版心。
(三) 通用公文的特定格式：
1. 信函式：发文名称后不加“文件”两字。范文机关全称下4mm处为一条横线为武文
线(上粗下细)，居下页边20mm处为文武线(上细下粗)。
2. 会议纪要格式
***************会议纪要
第*期
XXXXXXX办公室 X年X月X日
应用文书的'要素
一、材料：一系列的事实和依据。包括四个环节：材料的占有、鉴别、选择、使用。
(一)材料的占有
(二)材料的鉴别
(三)材料的选择
1.围绕主题选择材料
2.选择典型材料
3.选择真实准确的材料
4.选择生动新颖的材料
(四)材料的使用
二、主题：要求——正确、深刻、新颖、集中。
三、结构：
(一)内容：标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。
1.开头的方式：概述式、目的式、开门见山式、引述来文式。
2.层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式。
3.段落：提行式、条款式、篇段合一式。
4.照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应。
5.结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾。
(二)要求：严谨、自然、完整、统一。
四、语言
(一)标准：准确、简洁、平实。
(二)应用文书专用语言：
1.开头用语：为了、根据、鉴于、目前、兹有
2.承启用语：根据~~~决定，为了~~~现决定，拟采取以下措施，经~~~研究，答复如下。
3.引述用语：悉，收悉。
4.批转用语：批示、阅批、审批、批转、转发、印发。
5.称谓用语：我、贵、你、本、该
6.经办用语：经、拟、施行、审定、会议听取了。
7.表态用语：不同意、不可、批准。
8.结尾用语：
(1)请示：当否，请批示。
(2)函：请研究函复，请予复函。
(3)报告：请指正，请审阅。
(4)复函：特此专复，特函复。
(5)知照性公文：特此公告。
应用文书的表达方式
一、叙述
1、 六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果
2、 叙述人称：第一人称、第三人称。
3、 叙述方式：顺叙、倒叙。
二、议论
1、三要素：论点、论证、论据。
2、类型：立论、反驳。
3、方法：例证法、分析法、引证法、对比法、因果法。
三、说明
1、方法：定义和表述，分类和比较，数字和图表。
秘书基础知识要点2
收发文处理
一、缮印文书
1. 含义：对文件进行抄写誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等工作。
2. 要求：文字准确，字迹工整清晰;符合规定体式，页面美观大方;不随意改动原稿;
装订齐整牢固;注意保密。
3. 文件的缮印应该以定稿为依据，以签发批准的份数为准，不能随意增减。
4. 工作程序：确定印制的文书-〉确定印制格式-〉完成印制-〉交付印制的文书。
二、校对文书
1、含义：根据定稿对文件校样进行核对校正。
2.校对的内容：校订清样上的错字、漏字、多字。规范字体字号。检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行字距是否匀称，版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。
3.工作程序：准备好原稿和校样-〉选定校对方法(看校、对校、读校、折校)-〉核对校正。
三、用印
四、传阅文书
1.含义：在工作职责范围内传递阅读文件。
2.工作程序：确定传阅对象-〉选择传阅方式-〉传递文书-〉履行传阅手续-〉检查清理文件。
